Quản lý cần chủ động chuẩn bị cho những tình huống khó khăn phát sinh trong tương lai. Ảnh minh họa: Artem Podrez/Pexels.

Dù làm việc ở lĩnh vực nào, quản lý luôn là người “đứng mũi chịu sào” mọi tình huống. Trong bối cảnh các doanh nghiệp tiến hành sa thải hàng loạt, cắt giảm ngân sách, mọi người đòi hỏi trách nhiệm dẫn dắt, ổn định tập thể của lãnh đạo nhiều hơn.

Kết hợp với những rắc rối thường gặp ở nơi công sở, dường như áp lực đang ngày càng đè nặng lên vai nhóm dẫn dắt. Nếu chỉ im lặng chịu đựng và tự xoay xở, bạn dễ khiến tình hình tệ đi.

Dưới đây là một số lời khuyên giúp các quản lý làm chủ các tình huống khó khăn, theo Fast Company.

Tự quản lý cảm xúc là bước đầu để quản lý đối diện với các tình huống khó khăn. Ảnh minh họa: Mikhail Nilov/Pexels.

Tự quản lý cảm xúc

Muốn giúp đỡ cấp dưới, trước hết, bạn cần biết tự lo cho mình khi phải đối diện với rắc rối. Lo lắng, sợ hãi hay cảm thấy mất phương hướng là cảm xúc tự nhiên, có khả năng ập đến với bất kỳ ai.

Thay vì chối bỏ hay cố tỏ ra bình thản, bạn nên thừa nhận và tìm cách xoay xở với chúng.

Theo Neena Newberry, nhà sáng lập dịch vụ kỹ năng lãnh đạo New Berry Solutions, quá trình quản lý cảm xúc bắt đầu bằng việc chú ý đến suy nghĩ và cách nói chuyện của bản thân.

Hãy tự đặt ra một số câu hỏi và trả lời thành thật, ví dụ như:

• Tôi thực sự cảm thấy ra sao về thông tin cắt giảm nhân sự?
• Đâu là những nguy cơ có khả năng cao xảy ra với nhóm làm việc của tôi?
• Nếu tình hình diễn biến tệ hơn, tôi nên làm gì để giảm tác động tiêu cực lên nhân viên?
• Việc này nằm trong khả năng, hay có phần quá sức chịu đựng của tôi?

Sau đó, bạn cần xác định chiến lược phù hợp để giữ bản thân vững vàng vượt qua giai đoạn sắp tới.

Đừng quên rằng mọi hành động, phát ngôn của quản lý sẽ luôn được chú ý, đặc biệt khi tập thể rơi vào hỗn loạn. Do vậy, hãy cố gắng giữ tinh thần ở trạng thái sẵn sàng, tự tin để đồng hành cùng nhân viên.

Lãnh đạo cần thẳng thắn và khéo léo khi trao đổi về khó khăn với nhân viên. Ảnh minh họa: Karolina Grabowska/Pexels.

Giao tiếp khéo léo

Trong trường hợp phải thông báo tin xấu, quản lý nên tiếp cận vấn đề một cách khéo léo.

Tuy nhiên, không vì vậy mà bạn phải tô hồng mọi thứ, hoặc tự đánh giá thấp tính nghiêm trọng của vấn đề.

Thay vào đó, điều cần làm là lựa chọn ngôn từ phù hợp để cân bằng cảm xúc cho mọi người.

“Đừng cố lấp đầy cuộc trò chuyện bằng hàng loạt lời khuyên, động viên sáo rỗng. Lúc này, thay vì nói quá nhiều, bạn nên lắng nghe ý kiến đóng góp và nguyện vọng của họ.

Hãy thẳng thắn thừa nhận khó khăn, đồng thời cho họ thấy thiện chí chịu trách nhiệm, hỗ trợ và đồng hành từ bạn. Sự đồng cảm, thấu hiểu luôn có tác dụng xoa dịu đáng kể”, Newberry khẳng định.

Quá tham công tiếc việc, bạn khó có sức bền để xoay xở khi tình huống cấp bách ập đến. Ảnh minh họa: Mikhail Nilov/Pexels.

Chăm sóc sức khỏe

Luôn đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian, cơ hội kiểm tra sức khỏe thể chất và tinh thần định kỳ.

Sai lầm của nhiều quản lý là mải mê với hàng tá deadline và chỉ bắt đầu lo lắng khi cơ thể có nhiều dấu hiệu suy kiệt rõ ràng.

Rõ ràng, đây là yêu cầu bắt buộc phải đáp ứng nếu bạn không muốn ngã quỵ trong những tình huống căng thẳng.

Ngoài ra, bạn nên khuyến khích nhân sự trong nhóm nghỉ giải lao và tận hưởng ngày nghỉ thay vì ép bản thân thành kẻ nghiện việc.

Thói quen này giúp tạo sức bền và giải tỏa cảm xúc tiêu cực. Tất nhiên, bạn phải trở thành “tấm gương” trong cân bằng đời sống riêng - công việc để họ học theo.

Nếu không, nhân viên sẽ xem lời khuyên của quản lý là sáo rỗng và dần xem nhẹ phát ngôn từ bạn, dù quan trọng đến đâu.

Chủ động san sẻ nhiệm vụ với cấp dưới thân cận cũng là cách để quản lý dễ làm chủ tình huống khó khăn. Ảnh minh họa: Mikhail Nilov/Pexels.

Tìm kiếm sự hỗ trợ cần thiết

Theo Neena Newberry, nhiều lãnh đạo vẫn cứng nhắc trong việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ cấp dưới.

Họ sợ sẽ tạo cơ hội cho nhân viên phát hiện điểm yếu và xem nhẹ quyết định của mình.

Thực tế, dù chỉ là quản lý nhóm nhỏ hay điều hành tập đoàn nổi tiếng, bạn không thể thoát khỏi tình trạng đuối sức nếu cố ôm đồm mọi thứ.

Số liệu từ FutureForum hồi tháng 10/2022 cho thấy 43% lãnh đạo trong nhiều lĩnh vực bị burn out. Con số này cao đáng kể khi so sánh với tỷ lệ ghi nhận ở các vị trí khác.

Để xử lý nhiều vấn đề khó khăn trong thời gian tới, bạn nên chủ động san sẻ nhiệm vụ với những nhân sự thân cận. Phương án này cũng tạo động lực, giúp họ cảm thấy được tin tưởng, cố gắng hoàn thành phần việc được giao với trách nhiệm cao hơn.

“Ngoài ra, hãy chủ động xây dựng các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn cho tập thể. Nhờ đó, các nhân viên sẽ có thêm cơ hội thể hiện và phát triển.

Quản lý cũng nhìn rõ hơn về năng lực của từng người và có hướng phân chia công việc thích hợp. Đây là một trong những yếu tố cần được chú trọng nhằm giúp bạn và cả nhóm vượt qua tình huống cấp bách trong tương lai”, Newberry nói thêm.

Mặt trái khi bạn là nhân sự ngôi sao Bạn có thể sẽ bị giao thêm nhiệm vụ nếu thể hiện quá xuất sắc. Bên cạnh đó, áp lực "phải là người dẫn đầu" cũng khiến bạn rơi vào burn out. 10:30 25/2/2023